La question du mois
Comme de nombreuses autres entreprises, la majorité de nos employés sont en télétravail. Plusieurs d’entre eux nous ont demandé de couvrir les frais qu’ils ont dû débourser pour se procurer du mobilier et fournitures de bureau. Nous sommes une jeune et petite entreprise et ces frais représentent pour nous une somme importante.
Avons-nous l’obligation de rembourser chacun des employés pour la totalité des montants, tel qu’ils nous le demandent?
Avant de répondre à votre question, j’aimerais préciser que le télétravail ne représente en aucun cas une obligation de l’employeur ou un droit des employés. Il s’agit d’une forme de travail qui unit les deux partis. Dans tous les cas, les modalités encadrant cette forme de travail gagnent à être clairement définies et connues de tous. C’est pourquoi la CNESST recommande d’élaborer une politique sur le télétravail qui réduit les risques de mésentente et permet de mieux gérer les attentes des travailleuses et travailleurs. Un outil d’aide à l’élaboration d’une politique sur le télétravail est disponible sur le site de la CNESST à l’adresse suivante : Aide à la rédaction d’une politique sur le télétravail | Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail – CNESST (gouv.qc.ca)
Revenons maintenant à votre question. Selon la loi, si vos employés gagnent plus que le salaire minimum, vous n’avez pas l’obligation de fournir l’équipement nécessaire au télétravail ou de rembourser les frais associés à l’achat de mobilier ou fournitures de bureau. Par contre, s’ils sont payés au salaire minimum, vous êtes responsables de leur fournir gratuitement le matériel nécessaire. Même chose si vos employés, en se procurant eux-mêmes le matériel dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, en venaient à gagner un salaire inférieur au minimum exigé par la loi. Je vous invite à consulter le lien suivant pour plus de détails : Le télétravail en 12 questions | Éducaloi (educaloi.qc.ca)
Cela étant dit, vous devez aussi prendre en considération les changements apportés par la Loi modernisant le régime de santé et de sécurité du travail. Depuis le 6 octobre 2021, la LSST considère le lieu où s’effectue le télétravail comme un lieu de travail (au même titre qu’une usine, par exemple). En tant qu’employeur, vous avez donc l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour protéger et assurer la santé, la sécurité et l’intégrité physique et psychique des travailleuses et travailleurs et ce, peu importe l’endroit d’où ils et elles travaillent. Bien que le domicile soit pour la plupart un endroit sécuritaire, les risques ergonomiques causés par une mauvaise posture ou du matériel non adéquat sont bien réels. Pensez par exemple aux maux de dos, à la fatigue et aux douleurs musculaires, aux troubles du cou et des articulations, etc.
Avant de décider de quelle façon vous répondrez à la demande de vos employés, je vous encourage aussi à considérer quels impacts une réponse négative de votre part pourrait avoir sur eux. Pourraient-ils être stressés par ces dépenses imprévues? Pourraient-ils se sentir laissés à eux-mêmes et non respectés? Les risques psychosociaux, qui peuvent engendrer des effets néfastes sur la santé physique et psychologique des travailleuses et travailleurs sont, eux aussi, bien réels. Et non seulement sont-ils néfastes pour vos employés (détresse, dépression, trouble anxieux, etc), mais ils peuvent aussi l’être pour votre entreprise (absentéisme, roulement de personnel, présentéisme, etc).
Dans un cas comme le vôtre, l’idéal serait d’en arriver à une entente avec vos employés. Peut-être pourriez-vous couvrir un certain pourcentage des frais? Rembourser une partie maintenant et le reste plus tard? Sélectionner vous-même le matériel et vous approvisionner au même endroit pour profiter d’un tarif préférentiel? Plusieurs options s’offrent à vous. À vous d’évaluer celle qui, au final, conviendra à tous les partis.
Merci pour votre question et bonne réflexion!
Sources :
Le télétravail en 12 questions | Éducaloi (educaloi.qc.ca)
